En el sentido de la importancia para un Negocio, las Formulas financieras deberían ser la médula ósea de una institución, donde se analice de manera detallada todas las variables de los movimientos del dinero, y los resultados que traería consigo el tomar una u otra decisión.

En palabras más coloquiales, las Finanzas son todas las cifras que el Negocio arroja cuando está en operación, son todos los datos desde las ventas, los gastos, los costos y todo lo que implique un movimiento de recursos y que al fín y al cabo se traduce en dinero.

Por supuesto que todo lo que se mueve dentro de un Negocio representa dinero, desde la materia primea, el empleado, los directivos, la computadora, los datos, incluso cosas intangibles como la marca o el nombre del negocio.

Las  formulas financieras pueden otorgar al Empresario datos esenciales de su Negocio tales como por ejemplo:

-          La Liquidez.- que sirve para medir la capacidad inmediata de pago que tiene la Empresa de acuerdo a su flujo de efectivo

-          La Solvencia.- que mide la capacidad del Negocio para enfrentar sus deudas

-          El Endeudamiento.- que mide el nivel de deudas comparado contra los bienes propios de la Empresa, ó

-          la rentabiliad.- que nos dice que tan fructífero está siendo nuestro negocio y el margen de ganancias que nos está dejando.

Estos conocimientos básicos deberían estar arraigados en el quehacer diario y en la mente del Empresario para saber las directrices que debería tomar o de las medidas que debería adoptar ante tal o cual situación.

La importancia de las Finanzas en el Negocio

No viene hacer cosa pequeña el manejo del Concepto de Finanzas dentro de un Negocio, estar consciente que todo lo que se mueve significa dinero, debería ser objeto de análisis y medición, o por lo menos, todas las partes esenciales y de  importancia para la Empresa.

Cuidar que las deudas no sobrepasen la capacidad de Endeudamiento de la Empresa, vigilar que las Ventas se mantengan en un nivel óptimo para alcanzar por lo menos a cubrir los costos del Negocio, o monitorear que la planta laboral sea la óptima para no tener una nómina demasiado alta para lo que se produce, son detalles que las Finanzas de un Negocio deberán  tener bien claros para ser analizados por el Dueño de una Empresa.

Tener muy en claro que un Negocio no debe existir sin Finanzas deberá ser la prioridad número uno de un Empresario o dueño de Negocio, ya que de no hacerlo, sin duda alguna estará destinado al despilfarro o a la holgazanería financiera, esto, por no tener datos con los cuales se puedan tomar decisiones acertadas; por supuesto que tarde o temprano, esto llevaría al Negocio a una quiebra inminente.

Esta es la verdadera importancia de las Formulas Financieras dentro de un Negocio, el tener las herramientas necesarias en formas de cifras y números que reflejen la situación actual, y que por consecuencia nos permitan tomar decisiones acertadas y en tiempo real, ya sea para hacer más rentable al Negocio o en muchos casos para sacarlo de alguna crisis Financiera.

El Empresario o Dueño de Negocio como tal deberá tener conciencia clara de esta importancia de llevar sus Finanzas al día, ya he explicado las consecuencias de no hacerlo, y de los grandes beneficios que se obtienen cuando se manejan de buena forma.

Esta Definicion de Finanzas en un Negocio nos da la pauta para recomendar que todo Empresario deberá por lo menos tener conocimientos básicos de esta sensacional disciplina, todo aquel que quiera ser realmente exitoso en los Negocios deberá preocuparse y ocuparse por aprender todos los conceptos que forman parte del quehacer financiero esencial para manejar un Negocio.

Y tú como Empresario o Dueño de Negocio ¿Ya sabes los conceptos básicos en Finanzas? Si aún no los tienes no debes esperar ni un minuto más, tu Negocio lo puede estar necesitando urgentemente.

 El conocer el ciclo económico en tu empresa te dará las ventajas para que la situación financiera  sea todo lo próspera que deseas dentro de tu negocio, con lo que podrás tener las utilidades que te has trazado como objetivo.

La operación de los Negocios consiste en la generación de fondos efectivos para cumplir con las obligaciones de pago y la obtención de utilidades.

Esta generación de fondos depende principalmente del manejo de los tiempos de las inversiones de operación que hacen que tu negocio camine, las cuales son: el efectivo, las cuentas por cobrar y los inventarios.

De la habilidad que tengas en el manejo de estas variables dependerá en gran medida tanto la liquidez como la rentabilidad de tu Empresa;  Juntos estos factores conforman lo que se llama el ciclo operativo de conversión de fondos o ciclo económico:

En la fig. 25 podrás observar los cuatro elementos esenciales con los que tu empresa opera (puede haber variantes por el tipo de industria), unidos por flechas que simbolizan el flujo de efectivo con el que trabajas, de ahí que a ese dinero se le llame Capital de trabajo.

Este ciclo que es tan vital para las Empresas se explica de la siguiente forma:

Primero se tiene el Capital de trabajo en forma de Efectivo que se destina para pago al Proveedor para adquirir mercancías que forman el Inventario, estos al ser vendidos se convierten ya sea en efectivo (ventas al contado) o en Cuentas por cobrar(ventas a crédito), con lo que se tienen los márgenes de utilidades o ganancias.

Con lo anterior se deduce que la operación de una Empresa comienza con el efectivo y termina en él mismo y que por cada ciclo que se completa, el capital de trabajo se va incrementando por la utilidad que viene de las ventas, con lo que se genera más efectivo.

Como ejemplo tomemos una empresa que tiene $ 1,000 en efectivo con lo cual le compra al proveedor $1,000 en mercacías que pasan a formar su inventario, este al venderse en $1,500 se convierte en una cuenta por cobrar de $1,500 que al cobrarse generan un Efectivo de $1,500 y que al completarse el ciclo se generan $500 de utilidades en efectivo por esa sola vuelta al ciclo.

Suponiendo que cada uno de estos ciclos demora 30 días estaremos hablando que anualmente la Empresa generaría $6,000 de utilidades adicionales en efectivo ($500 x 12 vueltas al año) habiendo invertido $1,000 de tu Capital de trabajo, ¿¿interesante no??

Ahora imagínate que tu ciclo de conversión de fondos tardase solamente 15 días, la generación de efectivo anualmente sería del doble $12,000 ($500 x 24 vueltas al año), con tu misma inversión de $1,000 de Capital de trabajo.

Con este razonamiento nos damos cuenta que lo que las Empresas o Negocios deberían tener como objetivo principal, tener el ciclo de conversión de fondos lo más rápido posible en tiempo, ya que de lograrlo, se completan más ciclos en un lapso menor de tiempo.

El simple acortamiento del tiempo en cada ciclo genera mayor utilidad o rentabilidad del negocio, con este razonamiento llegamos a las siguientes conclusiones:

1. la generación de efectivo es más una cuestión de velocidad en tiempo que de montos de inversión
2. el acortamiento del ciclo determina una mayor rentabilidad y utilidad para el negocio.
3. El acortamiento del ciclo otorga mayor liquidez al Negocio, que es la capacidad para generar efectivo a tiempo para cumplir con compromisos de pago.
4. El empleo de los recursos de operación deberá ser eficiente para realizar con mayor velocidad el ciclo de flujo de caja o efectivo.
5. Se deberá buscar anticipar primero los Ingresos que los Gastos, con lo que se obtendrá efectivo de manera suficiente y previa para cumplir con pagos, para no tener la necesidad de buscar financiamiento.

Podemos razonar ahora que las empresas pueden llegar a tener excedentes de liquidez o faltantes de la misma, lo que genera una oportunidad para los bancos de hacer negocios.

Espero que esta breve explicación te haga analizar lo que estás haciendo o vas a hacer en tu Negocio, y el manejo que le darás a tu Capital de trabajo, te invito a que comentes aquí tus puntos de vista y la forma en que lo estás aplicando.

Los pasivos se dividen en Corto Plazo y Largo Plazo.

Los de corto plazo son aquellos que se han adquirido con la finalidad de ser liquidados en un plazo de un año o menos y para efectos Financieros de manejo de Negocios, estos se deben de utilizar solo para cubrir necesidades o deficiencias en el flujo de efectivo en la operación.

De manera más explícita, cuando se pide un crédito de corto plazo como regla general se deberá utilizar para pagar compromisos que estén directamente relacionados con la operación del negocio, estos pueden ser, pagos de nómina, compra de suministros para la producción, y pago de todo gasto que sea necesario para poder seguir operando el Negocio.

Se debe tener cuidado ya que tener la necesidad de pedir un crédito de corto plazo puede significar que el ciclo económico de nuestro negocio no está dando la vuelta lo suficientemente rápido, o lo que es igual, el dinero está entrando al negocio más tarde del tiempo en que lo necesitamos, esto se puede deber a varios factores, entre ellos, los siguientes:

• Las cuentas por cobrar se nos están atrasando y no nos pagan a tiempo.
• El promedio de plazo de pago a Proveedores es menor que el promedio de los días de crédito que les hemos otorgado a nuestros Clientes.

Para este efecto se deberá determinar en qué radica la deficiencia para aplicar medidas correctivas de inmediato para no seguir padeciendo de falta de flujo de efectivo.

Los pasivos de Largo plazo como su nombre lo dice, son aquellos créditos que se adquieren para ser liquidados a un plazo mayor a un año.

Este tipo de Pasivos o adquisición de deuda, deben ser aplicados específicamente al crecimiento del negocio, es decir, los recursos que provengan de esta fuente de financiamiento deberán ser utilizados para la adquisición de infraestructura del Negocio, por ejemplo compra de maquinaria y equipo, apertura de sucursales y todo lo que pueda representar un crecimiento para el Negocio.

Es de vital importancia entender y saber diferenciar cada tipo de Pasivo, ya que por ninguna razón un pasivo de corto plazo deberá ser destinado a la adquisición de infraestructura o crecimiento del negocio, ya que este sería un error que mermaría directamente en el flujo de efectivo del Negocio.

Para poder analizar la cantidad y la proporción de deuda del negocios es necesaria la elaboración periódica de los Estados Financieros del Negocio, como te darás cuenta el tener este tipo de información toma vital importancia a la hora de decidir las aplicaciones que se le deberán dar a los recursos que se manejan dentro de la Empresa, de su correcto manejo dependerán en gran medida los destinos y rumbos que tome nuestro Negocio así como también la salud financiera que se le quiera dar.

La mejor herramienta se obtiene en base al conocimiento del lenguaje Financiero y al hacerse diestro en la lectura de los Estados Financieros de su Negocio.

Muchas veces como Empresarios pensamos o tenemos la idea que es muy difícil poder analizar nuestros propios Estados Financieros, hoy en día esto es un problema grave en la mayoría de las micros y pequeñas Empresas;

Yo te digo por propia experiencia, que en la medida en que empieces a crearte el hábito de por lo menos conocer los términos Financieros básicos, estarás dando un paso gigantesco para poder guiar a tu Negocio hacia el objetivo para el que fué creado, darte a ganar mucho dinero.

Contribuyendo con la cultura Financiera aquí te presento el concepto de lo que es un Pasivo y la información que te brinda del Negocio:

Pasivo son todas las deudas o compromisos de pago que tiene el Negocio, son todos aquellos préstamos que se hayan adquirido, los créditos que se hayan contraído para adquirir bienes o servicios que sirven para operar la Empresa, y que a su vez, se encuentran pendientes de pago.

Los Pasivos se dividen en dos clases que son, el de corto plazo y el de largo plazo, y esta subdivisión toma vital importancia cuando de tomar decisiones se trata, del saber manejar cada clase de Pasivo y dirigirlo hacia la parte correcta del Negocio, dependerá la Estabilidad Financiera de toda la compañía (en otros artículos ahondaré en esta clasificación).

Para el correcto manejo del Pasivo se necesita saber el destino de los recursos, porque no es lo mismo adquirir una deuda a corto que a largo plazo, además pronto aprenderás  a qué parte de la Empresa deberá destinarse cada clase de Pasivo, de la correcta toma de decisión de estas situaciones dependerá en mucho la situación financiera que podría enfrentar tu Negocio en el futuro, de ahí la gran importancia que toma el hecho de que el Empresario o dueño de negocio se adiestre ,o empiece a hacerlo, en el conocimiento de los términos financieros y su aplicación.

El concepto de Pasivo es uno de los pilares dentro de la Ecuación Financiera, forma parte medular del análisis global de la Empresa, su correcto manejo puede hacer la diferencia entre el éxito o el fracaso de una Entidad, por ello si tus conocimientos son pocos o nulos en esta área tan medular de tu Negocio, empieza ya, no es necesario que te conviertas en un experto, con simples conceptos y algunas ideas podrás, por  lo menos, tomar decisiones más precisas en el mundo Empresarial.

 El párrafo anterior sirve realmente como preámbulo para hacerte ver la importancia de algunos términos que deberás conocer y entender para que realmente seas la persona que tomará las decisiones de tu propia Empresa. Como Empresarios muchas veces nos vemos inmersos en una serie de disyuntivas que nos hacen tomar caminos equivocados que a la larga le podrían salir muy caro al Negocio, en esto realmente consiste la importancia de esta serie de artículos que te enseñarán a hablar el lenguaje Financiero.

 Empezaré con el término “Activo” que es una palabra realmente importante en tu Negocio; como definición podremos encontrar bastantes, sin embargo yo te doy la que podrás entender y digerir de manera más fácil y coloquial.

Activo son todos aquellos bienes o posesiones de tu negocio (aunque no estén pagados en su totalidad), ya sea tangibles o intangibles, que en conjunto logran que el Dinero llegue a la Caja de la Empresa, es decir, son todas las herramientas que tiene el Negocio  que hacen que este produzca. Los Activos hacen que tu Empresa se mueva, que opere día a día, está conformada por elementos como las Mercancías o Inventarios, el Dinero que tienes en los Bancos o en tu caja, los terrenos, los edificios que sean propiedad del Negocio, la maquinaria propia e incluso las cuentas por cobrar que tengas pendientes. Estos Activos juegan un papel muy importante ya que en la manera que los muevas o administres dependerán muchas situaciones Financieras que podrían suceder en el negocio, más adelante te explicaré las subdivisiones que tiene este rubro y la importancia que tienen para la Toma de decisiones.

Te podría decir que no es necesario que como Empresario te metas tan a fondo con estos términos, aunque tal vez tú seas un experto en estos temas, tu principal papel será tomar las decisiones que guíen el camino de tu Compañía. Te digo esto por que cuando te desvías de tu enfoque principal las consecuencias se ven reflejadas directamente en la situación Financiera de tu Negocio, sin embargo en la actualidad existen cursos de Finanzas para no Financieros y dueños de Negocios que te podrían ser muy útiles y que además yo ofrezco como parte de los cursos para Empresarios. Lo que te quiero decir con esto es que no necesitas ser un Especialista en la materia para poder ser un experto en el Negocio, al fín y al cabo la mejor escuela Empresarial es tu propio Negocio.

Nos vemos en el próximo artículo de esta serie  y no olvides tomar acción inmediata sobre las cosas que te lleven al Éxito.